روابط عمومی ها ویترین و نماد ادارات و سازمان ها هستند

به منظور کسب  اطلاع از یک امر لازم و ضروری با حوزۀ روابط عمومی یکی از اداراتی که عنوان پرطمطُراقی را باخود یدک می کشد! تماس می گیری و پس از معرفی خود و سلام و تعارفات معمول و متداول و رعایت ادب و احترام، پرسش خودرا در بارۀ زمان و مکان برگزاری یک یا دو برنامۀ مرتیط با آن سازمان، مطرح می کنی. مخاطب تو که یکی از کارکنان روابط عمومی سازمان مذکور است، برخلاف انتظارت،با لحنی آمیخته به خشونت و با این بهانه که برنامه های مورد نظر، قبلاً به صورت انبوه و در سطحی گسترده منتشر شده است، از دادن پاسخ لازم که شاید در دو کلمه خلاصه می شد، سرباز می زند و این برخورد نا متعارف و غیر اصولی اعصاب تورا به هم می ریزد، تورا از هر چه اداره و سازمان و روابط عمومی، بیزار و متنفر می کند و خاطرۀ تلخ این برخورد، تا ابد در لوح ضمیرت حک می شود.

فلسفۀ وجودی روابط عمومی ها تسهیل ارتباط مردم، ادارات و مؤسسات، با سازمان وابسته، اطلاع رسانی و انعکاس اخبارِ رویدادها و نیز اقدامات سازمان به مخاطبان است؛ از این رومی توان گفت که روابط عمومی ها به منزلۀ پل ارتباطی ما بین سازمان ها ، مؤسسات و افرادی است که ممکن است برای کسب اطلاعات لازم در بارۀ موضوعات مختلف،به طور مستقیم و یا از طریق تماس تلفنی به آنها مراجعه کنند.

بنا براین از عمده ترین وظایف روابط عمومی ها ایجاد ارتباط نزدیک و منطقی با مخاطبان، اعم از مردم و سازمان ها، آنالیز، تلخیص وفراوری پیام ها وانتقال آنها به مدیران ودر نهایت انعکاس نتیجه وپاسخ به مخاطبان است.

از آنجا که کار کنان روابط عمومی ها مستقیماً با مردم در ارتباطند باید نماد کامل بردباری، اخلاق، ادب، خوشرویی، خوشرفتاری، تسلط به اطلاعات برای پاسخگویی یه مراجعان و مخاطبان و راهنمایی آنان باشند.

آنان همچنین بایدیاد بگیرند که چگونه به شکلی شفاف، صحبت کنند و با تجزیه و تحلیل امور مبتلا به سازمان و مؤسسه ای که بدان وایسته اند، پاسخگوی مراجعات و تماس های مخاطبان خود باشند.

ارائۀ چهرۀ واقعی و شفافِ سازمان ها یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی هاست؛ بنابراین باید هریک از کارکنان روابط عمومی ها با اتکای به اصول و موازین اخلاقی و رسالت حرفه ای خود، تمام تلاش خودرا معطوف به پاسخگویی به مخاطبان خود و جلب رضایت آنان کنند.

به لحاظ اهمیت روابط عمومی ها و نقش مهمی که در نظم بخشیدن به امور سازمان دارند، این مهارت به عنوان یکی از رشته های تحصیلی تا مقطع دکترا در دانشگاه ها تدریس می شود.

متأسفانه در کشور ما اغلب کارکنان روابط عمومی ها فاقد تحصیلات آکادمیک در این رشته بوده و بیشتر آنان از تخصص و مهارت لازم برای انجام وظیفه در این پست مهم و حساس نیستند.

بنا بر آنچه گذشت، لازم است ادارات و ساز مان ها حداقل با برگزاری دوره های آموزسی کوتاه مدت، در مقاطع مختلف زمانی، کارکنان روابط عمومی ها را با الفبا و اصول اولیۀ این حرفه و مهمتر از همه با نحوۀ برخورد آنان با مراجعان و مخاطبان آشنا کنند.

گفتنی است که این بار از ذکر نام سازمان مربوط، صرف نظر شد؛ اما منبعد در صورت مشاهدۀ هر گونه کوتاهی از سوی روابط عمومی ادارات و سازمان ها مراتب با ذکر نام گزارش خواهد شد.